สับสนไหมระหว่าง “ใบวางบิล (Billing Note) กับ ใบแจ้งหนี้ (Invoice)”
คนที่ทำธุรกิจจะคุ้นเคยและได้ยินกับคำว่าใบวางบิล (Billing Note) และ ใบแจ้งหนี้ (Invoice) กันอยู่แล้ว แต่สำหรับกิจการใหม่ หรือนักธุรกิจใหม่ๆ ก็ยังไม่รู้ถึงความแตกต่างระหว่างทั้งสองเอกสารว่ามีความเหมือนหรือต่างกันอย่างไร วันนี้เรามีบทความที่จะทำให้คุณสามารถรู้จักทั้ง ใบวางบิล (Billing Note) และ ใบแจ้งหนี้ (Invoice) ได้อย่างถูกต้องมาแนะนำ
รู้จักกับใบวางบิล /ใบแจ้งหนี้
ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ เป็นเอกสารที่ผู้ประกอบการออกเพื่อแจ้งให้ลูกค้าทราบถึงจำนวนเงินที่ต้องชำระ และใช้เป็นเอกสารสำหรับการชำระเงิน ส่วนใหญ่มักใช้กับธุรกิจขายส่ง ที่มีการส่งของล็อตใหญ่ ส่งกันหลายรอบ หรือธุรกิจที่มีการวางเครดิตในการชำระเงิน
รายละเอียดภายในใบวางบิล / ใบแจ้งหนี้
โดยปกติ ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ แต่ละธุรกิจ ร้านค้าจะมีแบบมีแบบฟอร์มที่แตกต่างกัน แล้วแต่การออกแบบฟอร์มและข้อมูลที่ร้านค้าต้องการใส่เข้าไป แต่หลัก ๆ แล้วควรจะต้องมีข้อมูลสำคัญอยู่ในใบวางบิล และ ใบแจ้งหนี้ อยู่ด้วยกัน 2 ส่วน ดังนี้
1. ข้อมูลฝ่ายผู้ประกอบการร้านค้า (ผู้ออกใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้)
- ชื่อและที่อยู่บริษัท/ร้านค้า
- เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และสำนักงานสาขา
- เบอร์ติดต่อบริษัทร้านค้า
- เลขที่ใบวางบิล / ในแจ้งหนี้
- ลายเซ็นผู้วางบิล และ ระบุวันที่ที่ออกเอกสาร
2. ข้อมูลฝ่ายลูกค้า (ผู้รับใบวางบิล / ใบแจ้งหนี้)
- ชื่อและที่อยู่ของลูกค้า
- เลขประจำตัวผู้เสียภาษี
- รายละเอียดของสินค้าหรือบริการที่สั่งซื้อ พร้อมระบุยอดรวมของบค่าใช้จ่ายที่ต้องชำระ
- วันที่กำหนดชำระเงิน
- ลายเซ็นผู้รับใบวางบิล และระบุวันที่รับเอกสาร
หมายเหตุเพิ่มเติม
- รายละเอียดภายใน “ ใบแจ้งหนี้ ” อาจระบุ ชื่อสินค้า จำนวนเงินแต่สินค้า ยอดเงินรวม
- รายละเอียดภายใน “ ใบวางบิล” อาจระบุอ้างอิงเพียงเลข “ใบแจ้งหนี้” ว่าประกอบไปด้วยใบไหนบ้าง
จุดที่แตกต่างระหว่างใบวางบิลและใบแจ้งหนี้
- ใบแจ้งหนี้ : เอาไว้แจ้งค่าสินค้าหรือบริการ โดยจะออกให้ลูกค้าทุกครั้งหลังจากการให้บริการสำเร็จเรียบร้อยแล้ว ภายในใบแจ้งหนี้จะระบุรายละเอียดสินค้า ค่าบริการ เป็นจำนวนเท่าไหร่ และลูกค้าจะต้องชำระเมื่อใด ซึ่งภายในหนึ่งเดือน อาจมีใบแจ้งหนี้ ของ บริษัทคู่ค้าเรา ได้หลายใบ โดยส่วนใหญ่จะนำไปประกบกับ “ ใบวางบิล ” เมื่อครบกำหนดเวลาที่ต้องชำระ อาจจะทุก ๆ สินเดือน ของใบนั้น ๆ
- ใบวางบิล : จะออกเมื่อผู้ประกอบการ ต้องการเรียกเก็บเงินตามระยะเวลากำหนดที่ให้กับลูกค้า หรือใช้แจ้งยอดชำระตามวันกำหนดวางบิล โดยจะรวมยอดคงค้างทั้งหมด และสรุปค่าใช้จ่าย รายการสินค้ามีอะไรบ้าง ซึ่งบางทีบริษัทคู่ค้าจะแจ้งมาว่าต้องการให้ออกใบวางบิลให้ โดยบริษัทเจ้าหนี้จะออกใบวางบิลรวมค่าใช้จ่ายทั้งหมด (ส่วนมากจะของทั้งเดือนนั้น ๆ) ทั้งนี้ขึ้นกับการตกลงของเราและคู่ค้าด้วย
ซึ่งในบางกรณีหรือบางธุรกิจ อาจจะใช้แค่ใบใดใบหนึ่ง (หัวเอกสารจะพิมพ์ว่า “ใบวางบิล หรือ ใบแจ้งหนี้”) แต่บางกรณีจะออกทั้งสองใบในใบเดียวกันก็ได้(หัวเอกสารจะพิมพ์ว่า “ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้”) ซึ่งแล้วแต่รูปแบบการใช้งานของแต่ละธุรกิจ
>>> และนี่ก็คือข้อมูล “ใบวางบิล /ใบแจ้งหนี้” ที่เรานำมาให้เห็นถึงข้อแตกต่างเพื่อมือใหม่ ในการจัดทำ ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ จะได้สามารถเข้าใจในการใช้งานจริงๆของทั้งสองแบบนี้ได้มากขึ้น…<<<
