ความต้องการพื้นฐานของมนุษย์เงินเดือน คือรายได้ที่เพียงพอ หนทางความก้าวหน้าในสายงาน พร้อมเงินเดือนที่เพิ่มขึ้นตามประสบการณ์และตำแหน่งที่สูงขึ้น
เมื่อองค์การต้องการรักษาพนักงานที่ทำงานเก่งมีฝีมือ ทำงานอยู่กับองค์การนาน ๆ หากองค์การไม่ได้สร้างเส้นทางเติบโตให้พนักงานและไม่มีระบบการจ่ายเงินเดือนที่สามารถแข่งขันกับตลาดแรงงานได้ องค์กรนั้นก็จะสูญเสียพนักงานเก่งๆ ไปอย่างแน่นอน

เป็นวิธีการบริหารเงินเดือนย่างเป็นระบบช่วยให้การจ่ายเงินเดือนมีความเป็นธรรม พนักงานมีแรงจูงใจในการทำงาน องค์การสามารถรักษาระดับการจ่ายเงินเดือนสามารถแข่งขันกับตลาดแรงงานและสามารถดึงดูดคนเก่งเข้ามาร่วมงาน รวมทั้งยังสามารถที่จะรักษาคนเก่งให้ทำงานกับบริษัทต่อไปได้
ก่อนอื่นเรามาดูโครงสร้างเงินดือนกันก่อนว่ามีกี่แบบ แต่ละแบบมีประโยชน์อย่างไร และควรจะนำโครงสร้างเงินเดือนไปปรับใช้อย่างไร ตามแนวทางการบริหารคนเก่ง หรือ “Talen Management” ยุคใหม่

โครงสร้างเงินเดือนชนิดนี้นับเป็นโครงสร้างเงินเดือนแบบที่แพร่หลายมากที่สุด โดยปริมาณเงินเดือนของพนักงานจะถูกอิงอยู่กับราคาเงินเดือนของตำแหน่งงานในอุตสาหกรรมเดียวกันในบริษัทอื่น ๆ โดยการทำโครงสร้างเงินเดือนประเภทนี้จะต้องมีการทำการสำรวจตลาดและหาข้อมูลเพื่อที่จะเอามาคำนวนหาค่าเฉลี่ยและใช้อ้างอิงกับการสร้างโครงสร้างเงินเดือนในบริษัทของคุณได้

โดยโครงสร้างเงินเดือนส่วนใหญ่นั้นจะมีการแบ่งออกเป็นขั้น ๆ ที่เรียกว่า Pay grade โดยพนักงานจะได้เลื่อนขั้นไปอยู่ในเกรดที่สูงขึ้นเมื่อตรงตามเงื่อนไขบางอย่างที่องค์กรกำหนดขึ้น เช่น ผลการทำงานที่ดี เป็นต้น

ระบบนี้จะมีการกำหนดช่วงเงินเดือนของแต่ละตำแหน่งออกมา เช่น ตำแหน่งนักเขียนมีช่วงเงินเดือนอยู่ที่ 25000- 35000 จากนั้นจึงทำการแบ่งซอยย่อยช่วงเงินเดือนดังกล่าวออกเป็น Pay grade ย่อย ๆ เพื่อให้พนักงานค่อย ๆ ไต่ระดับ Pay grade สูงขึ้นไปเรื่อย ๆ จนกว่าจะถึงระดับที่สูงที่สุดของช่วงเงินเดือนนั้น

ซึ่งโครงสร้างเงินเดือนแบบนี้อาจทำให้พนักงานเริ่มมองหาโอกาสในการทำงานใหม่ ๆ จากบริษัทอื่นได้เช่นกัน หากว่าได้ทำงานมาถึงจุดสูงสุดของ Pay grade ของช่วงเงินเดือนในตำแหน่งนั้นแล้วหรือที่เราเรียกกันว่าเงินเดือนตัน อีกทั้งอาจจะเป็นระบบที่ไม่ค่อยมีความสามารถในการสร้างแรงจูงใจให้กับพนักงานที่เป็น Talent มากเท่าใดนักเนื่องจากแม้ว่าคุณจะพัฒนาตัวเองและทำงานเก่งขึ้นมากขนาดไหน แต่ค่าตอบแทนที่จะได้รับกลับมีการเพิ่มขึ้นอย่างค่อยเป็นค่อยไปมากกว่า

หากองค์กรของท่านเลือกที่จะใช้โครงสร้างเงินเดือนในรูปแบบนี้ สามารถเริ่มจากการกำหนดว่าจะเรียกแต่ละขั้นของ Pay grade ว่าอย่างไร และจะมีทั้งหมดกี่ขั้น และในแต่ละขั้นเหล่านั้นจะมีช่วงเงินเดือนเป็นอย่างไร มีค่าต่ำสุดและค่าสูงสุดเท่าไหร่ จากนั้นจึงสร้างข้อกำหนดขึ้นมาว่าพนักงานต้องทำอย่างไรบ้างเพื่อที่เลื่อนชั้นไปอยู่ Pay grade ที่สูงขึ้น เช่น ตามอายุงานที่ทำกับบริษัท หรือการมีผลการทำงานที่เยี่ยมยอด

ระบบนี้เกิดขึ้นมาเพื่อทำให้ระบบการจ่ายเงินเดือนแบบดั้งเดิมที่ค่อนข้างซับซ้อนเนื่องจากมีหลาย Pay grade ที่เป็นขั้นย่อย ๆ ในช่วงเงินเดือนของแต่ละตำแหน่งงานมีความเรียบง่ายมากขึ้น นั่นคือมี Pay grade น้อยลง แต่มีช่วงของเงินเดือนที่กว้างขึ้น
พูดอย่างง่ายคือพนักงานอาจจะไม่ได้มีการเลื่อนระดับ Pay grade ถี่เหมือนโครงสร้างเงินเดือนแบบดั้งเดิม แต่การเลื่อนแต่ละครั้งจะมีการก้าวกระโดดของเงินเดือนที่มากกว่าเดิม

1. สำรวจโครงสร้างเงินเดือนของบริษัทอื่น ๆ ไม่ว่าคุณจะใช้โครงสร้างเงินเดือนแบบ Market based หรือไม่ แต่การเริ่มต้นจากการสำรวจตลาดแรงงานเพื่อรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับเงินเดือนเพื่อดูแนวโน้มคร่าว ๆ เกี่ยวกับเงินเดือนที่บริษัทอื่น ๆ โดยเฉพาะบริษัทที่อยู่ในอุตสาหกรรมเดียวกันย่อมมีประโยชน์แน่นอน เพราะการเข้าใจราคาตลาดจะนำไปสู่การออกแบบโครงสร้างเงินเดือนที่ ‘มีความสามารถในการแข่งขัน’ ได้

พูดอย่างง่ายคือเงินเดือนที่องค์กรคุณจ่ายพนักงานยังคงมีความสามารถในการดึงดูด Talent ให้เข้ามาทำงานได้ในขณะที่สามารถรักษาพนักงานปัจจุบันไม่ให้ตีจากไปได้เพราะรู้สึกว่าตัวเองได้รับการจ่ายต่ำกว่าราคาตลาด

2. วางแผนอัตราการขึ้นเงินเดือนของหนักงาน อย่างที่ได้กล่าวไปก่อนหน้าถึงประโยชน์ของการมีโครงสร้างเงินเดือนคือการที่ช่วยให้พนักงานรู้สึกมีแรงจูงใจในการทำงานมากขึ้นอันเป็นผลมาจากการมีระบบ Pay grade ที่พนักงานสามารถที่จะไต่ระดับขั้นขึ้นไปได้เรื่อย ๆ ซึ่งนั่นเป็นรางวัลสำหรับพนักงานที่แสดงพฤติกรรมที่สอดคล้องกับสิ่งที่องค์กรต้องการ โดยผลตอบแทนอาจจะเป็นในรูปของการเลื่อนขั้นหรือการขึ้นเงินเดือนประจำปี

สิ่งที่ต้องทำคือการ ‘กำหนดเงื่อนไข’ ในการผูกโยงเอาโครงสร้างเงินเดือนเข้ากับระบบประเมินผล จากนั้นจึงกำหนดว่าความถี่ในการขึ้นเงินเดือนจะมีความถี่เป็นอย่างไร โดยปัจจุบันองค์กรจำนวนมากยังคงใช้วิธีการประเมินผลเป็นแบบรายปีโดยให้ผู้จัดการมีหน้าที่เป็นผู้ประเมินให้กับพนักงานเป็นรายบุคคลว่าจะได้ค่าตอบแทนเพิ่มขึ้นเท่าไร

เมื่อประกอบการพิจารณาร่วมกับการศึกษาข้อมูลตลาดในข้อแรกแล้ว องค์กรสามารถพิจารณาต่อได้ว่าจะใช้กลยุทธ์การเพิ่มเงินเดือนแบบไหน เช่น

• บริษัท A อาจจะให้เงินเดือนเริ่มต้นสูงกว่าค่าเฉลี่ยของตลาด แต่มีเปอร์เซ็นในการขึ้นเงินเดือนไม่มากนักในแต่ละปี
• ในขณะที่บริษัท B อาจจะให้เงินเดือนเริ่มต้นเท่ากับราคาเฉลี่ยของตลาด แต่มีเปอร์เซ็นในการขึ้นเงินเดือนค่อนข้างสูง

ซึ่งเป็นเรื่องที่แต่ละองค์กรต้องทำการบ้านเพิ่มเติมเองว่าแบบไหนที่น่าจะเหมาะกับบริษัทของตัวเองมากกว่าในการดึงดูดและรักษา Talent ให้อยากเข้ามาทำงาน มีแรงจูงใจในการทำงาน และอยู่ช่วยพัฒนาองค์กรไปอย่างยาวนาน

3. กลับมามองเงินเดือนพนักงานในปัจจุบัน เมื่อเห็นภาพตลาดแรงงานคร่าว ๆ รวมถึงมีไอเดียในหัวเกี่ยวกับการที่จะสร้างแรงจูงใจให้พนักงานผ่านการออกแบบการเติบโตในองค์กรแล้ว ถึงเวลาที่เราจะมาดูว่าเงินเดือนของพนักงานในแต่ละภาคส่วนในองค์กรของเราสอดคล้องกับโครงสร้างที่เราคิดไว้อย่างไรบ้าง

เช่น การดูว่ามีพนักงานคนไหนที่เงินมีเงินเดือนหลุดออกจากกรอบที่เราวางไว้ไม่ว่าจะน้อยไปหรือมากเกินไป จากการวิเคราะห์ข้อมูลอย่างคร่าว ๆ ตรงนี้จะทำให้เราวางแผนต่อในการปรับการขึ้นเงินเดือนหรือการจ้างพนักงานคนใหม่เข้ามาได้อย่างถูกต้องและเท่าเทียมกันมากขึ้น

4. เริ่มต้นสร้างโครงสร้างเงินเดือน หากมาถึงขั้นตอนนี้ ท่านน่าจะพร้อมแล้วที่จะเริ่มต้นการสร้างโครงสร้างเงินเดือน และเริ่มต้นที่จะระบุช่วงเงินเดือนให้กับแต่ละตำแหน่งงานที่จะประกอบไปด้วยขอบบนและขอบล่างของช่วงเงินเดือนนั้นอย่างชัดเจน จากนั้นจึงเริ่มต้นกระบวนการซอยย่อยช่วงเงินเดือนนั้นออกเป็น Pay grade ย่อย ๆ ตามจำนวนที่วางแผนเอาไว้

5. แก้ไขค่าเงินเดือนที่ไม่สอดคล้องกับโครงสร้างใหม่ ถึงเวลาแล้วที่จะนำแผนโครงสร้างชิ้นใหม่ของเรามาใช้งานจริง และอย่างแรกที่เราต้องทำก็คือการทำการแก้ไขเงินเดือนพนักงานปัจจุบันโดยโฟกัสไปที่พนักงานกลุ่มที่ได้เงินเดือนน้อยกว่าหรือมากกว่าช่วงเงินเดือนที่กำหนดไว้

สำหรับพนักงานกลุ่มที่ได้เงินน้อยกว่าช่วงเงินเดือนในตำแหน่งของตัวเอง เราสามารถที่จะทำการขึ้นเงินเดือนให้กับพนักงานนั้นโดยทันทีเพื่อความยุติธรรมกับพวกเขา หรืออาจจะค่อย ๆ วางแผนในการปรับขึ้นอย่างเป็นค่อยไปในรอบการขึ้นเงินเดือนถัดไปก็ได้

สำหรับกรณีพนักงานที่ได้เงินเกินกว่าค่าเฉลี่ยอาจจะเริ่มจากการชะลอการขึ้นเงินเดือนประจำปีออกไปก่อนเพื่อรอจนกว่าคุณสมบัติพนักงานจะพัฒนาขึ้นมาอยู่ Pay grade ที่สอดคล้องกับเงินเดือนในปัจจุบัน ซึ่งในกรณีนี้ต้องมีการวางแผนให้รอบคอบเพื่อยังคงรักษา Employee engagement เพื่อให้พนักงานกลุ่มนี้ยังคงมีความสุขในการทำงาน โดยอาจจะมีการพิจารณา Benefit อื่น ๆ เพิ่มเติมเพื่อเป็นการชดเชยให้กับพวกเขา

แน่นอนว่าการทำโครงสร้างเงินเดือนมีประโยชน์อยู่หลายประการ แต่ในขณะเดียวกันโครงสร้างเงินเดือนไม่ว่าชนิดไหนก็ตาม ไม่ใช่งานที่จะทำครั้งเดียวจบอีกทั้งไม่ใช่งานที่จะนั่งทำคนเดียวได้ เพราะเรื่องค่าตอบแทนจะมีการผูกโยงอยู่กับปัจจัยภายนอกองค์กรไม่ว่าจะเป็นเรื่องของความขาดแคลนคนทำงานในบางสาขาอาชีพ หรือสภาวะทางเศรษฐกิจที่ส่งผลให้งานบางตำแหน่งมีความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไป ทำให้คนที่รับผิดชอบเรื่องนี้ต้องติดตาม ‘โลกภายนอก’ องค์กรตลอดเวลา แม้ว่าเรื่องการทำเงินเดือนจะเป็นโลกภายในองค์กรก็ตาม

หนึ่งในหน้าที่หลักของฝ่ายบริหารคือการวางแผนค่าใช้จ่าย เช่น การวางแผนงบประมาณประจำปี ซึ่งหนึ่งในค่าใช้จ่ายหลักขององค์กรก็คือเงินเดือนพนักงาน ทำให้การตัดสินใจในการจ้างพนักงานใหม่ในตำแหน่งต่าง ๆ มีความชัดเจนมากขึ้น เนื่องจากเราสามารถรู้ได้ว่าค่าเงินเดือนสูงสุดและต่ำสุดของแต่ละตำแหน่งงานอยู่เท่าใด

โครงสร้างเงินเดือนที่เสร็จสมบูรณ์แล้วจะทำให้การจ่ายค่าตอบแทนมีความชัดเจนและโปร่งใสอย่างมาก เนื่องจากพนักงานทุกคนจะอยู่ในระบบเดียวกันที่มีการกำหนดเอาไว้แล้วว่าจะต้องได้เงินเดือนเท่าไหร่ การขึ้นเงินเดือนเป็นมาตรฐานเดียวกัน รวมถึงเงื่อนไขที่จะทำให้ได้รับการเลื่อนระดับไปยัง Pay grade ที่สูงขึ้นก็จะใช้มาตรฐานเดียวกัน ซึ่งจะทำให้ลดความเคลือบแคลงใจที่พนักงานมีต่อกันถึงความยุติธรรมของเงินเดือนที่จะได้รับ

เราคงได้เคยยินประโยคอย่างเช่น ‘อยู่ผิดที่ 10 ปีก็ไม่โต’ แนวคิดเบื้องหลังนี้คือปัญหาที่เกิดจากการที่ผลการทำงานหรือความพยายามที่พนักงานลงแรงในการทำงานไม่ได้ส่งผลกับค่าตอบแทนหรือการเติบโตที่องค์กรจะมอบให้ ซึ่งโครงสร้างเงินเดือนจะทำให้ปัญหาทั้งหมดนี้หมดไปเมื่อพนักงานรู้อย่างชัดเจนว่าองค์กรได้มีลำดับขั้นที่สามารถต่อยอด เติบโต และได้ผลตอบแทนมากขึ้นเรื่อย ๆ ทำให้พนักงานสามารถวางแผนในการพัฒนาตนเองเพื่อเติบโตขึ้นไปตาม Career path ที่องค์กรได้ออกแบบไว้

ธรรมชาติของการสร้างโครงสร้างเงินเดือนเราทำไปเพื่อเป็นการลดความซับซ้อนของการจ่ายค่าตอบแทนเพื่อให้การบริหารค่าใช้จ่ายมีความง่ายและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น แต่ในขณะเดียวกันนั้นเองโครงสร้างก็สามารถที่จะเป็นกรงขังที่ทำให้การจ่ายเงินเดือนกับพนักงานมีความยืดหยุ่นน้อยลงไป ซึ่งจะเป็นความท้าทายในจุดนี้เองที่แต่ละองค์กรต้องพยายามหาจุดลงตัวให้เจอ เพื่อสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่พนักงานมีแรงจูงใจในการทำงาน และทุ่มเทในการทำงานให้สมกับผลตอบแทนที่เขาได้รับ

ขอบคุณข้อมูลต้นฉบับจาก https://th.hrnote.asia/
รูปภาพจาก https://www.pexels.com/
ท่านสามารถดาวน์โหลดคู่มือฐานเงินเดือน 2022 ได้จาก https://adecco.co.th/