ระบบสารสนเทศเพื่อการบัญชี คือ  ระบบที่ถูกออกแบบมา เพื่อประมวลผลทางการเงินโดยเฉพาะ ซึ่งจะเป็นสารสนเทศที่มีประโยชน์ที่ใช้ในการตัดสินใจต่อผู้ใช้งานมาก ๆ ส่วนใหญ่แล้ว ผู้ที่ใช้งานระบบนี้ จะเป็นฝ่ายบัญชี ที่ทำในส่วนของเงินเดือน หรือ ตำแหน่ง Payroll นั่นเอง ในระบบนั้นจะมีข้อมูลเยอะแยะมากมายหลายรูปแบบเลยทีเดียว เพราะฉะนั้น ถือว่าเป็นเรื่องที่ค่อนข้างยุ่งยากถ้าหากว่าเราไม่มีระบบนี้ขึ้นมา

ยิ่งในยุคดิจิตอลแบบนี้ เอกสารเดินบัญชี ส่วนมากจะเริ่มทำเป็นรูปแบบออนไลน์กันทั้งหมด และ งานสารสนเทศทางการบัญชีก็ดูเหมือนว่าจะส่งผลดีเอามาก ๆ เลยทีเดียว ไม่ว่าจะเป็นการรวบรวมข้อมูล หรือ การติดต่อวสื่อสารเกี่ยวกับเรื่องทางการเงินต่าง ๆ ดังนั้น เราจะมาดูกันว่าระบบนี้คืออะไร และ มีการทำงานเป็นอย่างไรบ้าง

ระบบสารสนเทศเพื่อการบัญชี คืออะไร มีหน้าที่อย่างไรบ้าง

ต้องบอกเลยว่า ระบบสารสนเทศเพื่อการบัญชี มีความสำคัญมากเลยทีเดียว ไม่ว่าจะเป็นในเรื่องของการรวบรวมข้อมูลต่าง ๆ เกี่ยวกับการเงิน และยังช่วยเป็นกระบวนการติดต่อสื่อสารในการวัดมูลค่ามากกว่า เพราะจะมีการแสดงภาพรวม จัดเก็บโครงสร้าง และการไหลเวียนของข้อมูลต่าง ๆ ทางการบัญชี ที่ค่อนข้างจะซับซ้อน เพื่อให้ออกมาเป็นรูปร่างมากขึ้น

นักบัญชีหลาย ๆ คนจะต้องกำหนดคุณสมบัติของงานสารสนเทศทางด้านบัญชี ให้สัมพันธ์กับการทำงานของตัวเองด้วยเช่นเดียวกัน เพื่อให้มีการแยกส่วน และจัดสรรได้อย่างถูกต้องมิเช่นนั้น ถ้าหากาว่าไม่ทำตามระบบนี้ การเดินบัญชีจะมีความยุ่งยาก เช่น เอกสารไม่ครบ ข้อมูลไม่มี และไม่สามารถค้นหาเอกสารบางอย่างได้

โดยระบบนี้จะมีการประมวล การใช้งานสำหรับภายในองค์กร และการตัดสินใจของผู้บริหารด้วยเช่นเดียวกัน ไม่ว่าจะเป็นทั้งภายใน และภายนอกองค์กร เช่น นักลงทุน เจ้าหนี้ หรือ ผู้บริหารเป็นต้น

ความสำคัญและจุดประสงค์ของ ระบบสารสนเทศเพื่อการบัญชี

ความสำคัญ และจุดประสงค์ของระบบสารสนเทศเพื่อการบัญชี ต้องบอกเลย ว่ามีความสำคัญมากเลยทีเดียวในองค์กรต่าง ๆ เพราะจะระบบนี้ คือ การเก็บข้อมูลเกี่ยวกับงบทางการเงิน และภาษีมุลค่าเพิ่ม ที่จะต้องนำเสนอการเงินให้กับกรรมสรรพากร และสำหรับในส่วนของงานบัญชีนั้นจะต้องมีการวิเคราะห์ต้นทุนต่าง ๆ เพื่อที่จะเอาไว้รายงานงบประมาณด้วยเช่นเดียวกัน ซึ่งผลลัพธ์ที่ออกมา จากระบบสารสนเทศทางด้านบัญชี จะใช้เป็นหลักฐานทางการเงินดังนี้

• ช่วยให้ทางธุรกิจทราบผลกำไรที่แท้จริงขององค์กร
• ทำให้ธุรกิจทราบฐานะทางการเงินของกิจการนั้น ๆ
• เป็นเครื่องมือสนับสนุนทางการเงินของกิจการ
• เป็นเครื่องมือสนับสนุนในการหาเงินของแหล่งลงทุนธุรกิจ
• เป็นเครื่องมือในการเสียภาษี
• ช่วยวางแผนธุรกิจ
• ปรับปรุง และพัฒนาธุรกิจให้มีความก้าวหน้k

ข้อได้เปรียบ และ ข้อเสียของการใช้ ระบบสารสนเทศเพื่อการบัญชี

ข้อได้เปรียบ: ความเรียบง่าย
เจ้าของธุรกิจส่วนใหญ่ไม่ใช่นักบัญชีหรือผู้ทำบัญชีโดยการค้า และพบว่าการทำงานด้านบัญชีส่วนใหญ่เป็นเรื่องท้าทาย นี่คือจุดที่โปรแกรมบัญชีให้ประโยชน์แก่เจ้าของธุรกิจ โปรแกรมบัญชีที่หลากหลายเป็นมิตรกับผู้บริโภค เจ้าของธุรกิจสามารถหาซื้อโปรแกรมที่ติดตั้ง เรียนรู้ และใช้งานได้ง่าย หลายโปรแกรมจะแจ้งประเภทข้อมูลที่ควรป้อนในแต่ละส่วน เมื่อสร้างระบบด้วยบัญชีธนาคาร หนี้สิน และผู้ขายแล้ว เจ้าของธุรกิจก็เพียงแค่ต้องอัปเดตข้อมูลเมื่อมีเข้ามา

ข้อได้เปรียบ: ความน่าเชื่อถือ
โปรแกรมซอฟต์แวร์หลักส่วนใหญ่ทำให้การใช้โปรแกรมเป็นเรื่องง่าย การคำนวณมีความแม่นยำและเชื่อถือได้ ดังนั้นเจ้าของธุรกิจจึงสามารถระบุเงินทุนที่มีอยู่ได้อย่างถูกต้องแม่นยำทุกเมื่อ

ข้อได้เปรียบ: ความคุ้มทุน
การจ้างคนทำบัญชีภายในองค์กรหรือการจ้างคนทำบัญชีหรือสำนักงานบัญชีภายนอกอาจมีค่าใช้จ่ายสูง โปรแกรมซอฟต์แวร์มีค่าใช้จ่ายล่วงหน้าและอาจต้องจ้างผู้ทำบัญชีเพื่อตั้งค่าบัญชีและสอนเจ้าของธุรกิจเกี่ยวกับการใช้โปรแกรม แต่โปรแกรมจะประหยัดต้นทุนได้อย่างรวดเร็ว เจ้าของไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายใดๆ นอกเหนือจากการซื้อและตั้งค่าซอฟต์แวร์ โปรแกรมส่วนใหญ่ทำงานกับระบบปฏิบัติการเป็นเวลาหลายปี และต้องการการอัปเกรดราคาไม่แพงในบางครั้งเท่านั้น

ข้อได้เปรียบ: ความสามารถในการทำงานร่วมกัน
โปรแกรมซอฟต์แวร์จำนวนมากอนุญาตให้เจ้าของธุรกิจตั้งค่าการอนุญาตที่ให้ผู้ทำบัญชีภายนอก หรือ นักบัญชีเข้าถึงข้อมูลได้ เจ้าของธุรกิจสามารถซิงค์ข้อมูลกับธนาคารและบัญชีเครดิต และ นำเข้าข้อมูลได้ด้วยการคลิกเมาส์ ซึ่งช่วยให้เจ้าของธุรกิจกระทบยอดบัญชีได้อย่างรวดเร็วและนำเข้าข้อมูลที่ถูกต้องซึ่งจำเป็นต้องได้รับการตรวจสอบโดยที่ปรึกษาหลัก

เจ้าของธุรกิจควรทบทวนตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจ พิจารณาการสำรองข้อมูลบนคลาวด์หรือบนฮาร์ดไดรฟ์แยกต่างหากเพื่อรักษาบันทึกที่ถูกต้องหากเกิดปัญหาขึ้น

ข้อเสีย: การฉ้อโกงที่อาจเกิดขึ้น
การพึ่งพาคอมพิวเตอร์บางครั้งนำไปสู่ปัญหาที่ใหญ่กว่า ด้วยข้อมูลซอฟต์แวร์ที่จัดเก็บอยู่ในคลาวด์มากขึ้น แฮ็กเกอร์จึงมีโอกาสมากขึ้นที่จะได้ข้อมูลทางการเงินของธุรกิจของคุณและนำไปใช้ สิ่งนี้ทำให้สินทรัพย์ตกอยู่ในความเสี่ยงและก่อให้เกิดความรับผิดที่อาจเกิดขึ้นหากแฮ็กเกอร์ใช้บัตรประจำตัวผู้เสียภาษีของนายจ้างในการเปิดบัตรเครดิตและสินเชื่อเพื่อธุรกิจ นอกจากนี้ยังมีความเสี่ยงที่บุคคลในธุรกิจจะเข้าถึงข้อมูล ซึ่งอาจขโมยเงินจากเงินฝากรายวันและแก้ไขข้อมูลในโปรแกรม เจ้าของธุรกิจต้องปกป้องข้อมูลทางการเงินอย่างขยันขันแข็ง

ข้อเสีย: ปัญหาทางเทคนิค
เมื่อจัดการกับคอมพิวเตอร์ ปัญหาอาจเกิดขึ้นได้ คุณอาจกำลังกรอกข้อมูลสิ้นปีสำหรับนักบัญชีของคุณและประสบปัญหาไฟฟ้าดับ คอมพิวเตอร์อาจได้รับไวรัสและล้มเหลว นอกจากนี้ยังมีศักยภาพที่ผู้ใช้จะใช้งานซอฟต์แวร์ที่ไม่คุ้นเคยอย่างไม่ถูกต้อง หากผู้ใช้พยายามทำสิ่งหนึ่งแต่ทำอย่างอื่นโดยไม่ได้ตั้งใจ อาจต้องใช้ความพยายามบางอย่างในการเลิกทำข้อผิดพลาด

ข้อเสีย: ข้อมูลไม่ถูกต้อง
บันทึกการทำบัญชีจะดีเท่ากับข้อมูลที่ใส่ไว้ในระบบเท่านั้น เจ้าของธุรกิจที่ไม่ใช้เวลาในการสร้างหมวดหมู่บัญชีอย่างถูกต้องอาจป้อนข้อมูลและสร้างรายงานที่ไม่ถูกต้อง

ระบบสารสนเทศเพื่อการบัญชี เป็นระบบที่ถูกพัฒนาขึ้นมาในกิจการขององค์กรต่าง ๆ ที่มีการใช้ทรัพยากรบุคคลทางด้านคอมพิวเตอร์ และอุปกรณ์ต่าง ๆ ร่วมด้วย จากนั้นจึงจัดทำขึ้นมาเป็นระบบสารสนเทศด้านการบัญชีโดยเฉพาะ เพื่อให้ผู้ใช้ภายใน และภายนอกของกิจการ ทั้งนี้ ระบบสารสนเทศเกี่ยวกับการบัญชี จะใช้กำลังคนในการจัดเก็บ และบันทึกข้อมูลต่าง ๆ ตลอดจนถึงการประมวลผล และจัดทำสารสนเทศบัญชีแบบเอกสาร

เพราะฉะนั้น ตำแหน่งบัญชี หรือ สารสนเทศทางการบัญชีนั้นมีความสำคัญมาก ๆ ทั้งในองค์กรเล็ก หรือ องค์กรใหญ่ก็จะขาดตำแหน่งนี้ไม่ได้เลย ต่อให้ทางระบบจะมีการคำนวณที่แม่นยำ หรือ การประมวลผลออกมาเยอะแยะมากมายเท่าไหร่ แต่ก็ต้องการทรัพยากรบุคคล เพื่อที่จะตรวจกันอีกทีว่าข้อมูลทั้งหมดนั้น สามารถเชื่อถือได้ไหม เป็นความจริงหรือไม่ เพราะถ้าหากว่ามีการผิดพลาดแค่จุดเดียว จะทำให้เสียหายไปได้เลยทั้งองค์กร เพราะฉะนั้น หน่วยงานนี้ถือว่าสำคัญมาก ๆ

 

เครดิตรูปภาพจาก : www.freepik.com

สามารถทดสอบใช้งานระบบ Cloud Account ฟรี : http://www.cloudaccount.biz/