RPA ซอฟต์แวร์หุ่นยนต์อัจฉริยะ ยกระดับงานบัญชียุค Digital Accounting
ในการทำงานที่ก้าวเข้าสู่ยุค Digital คือการเปลี่ยนแปลงรูปแบบการทำงานจากการทำงานแบบ Manual Process ลดกระบวนการทำงานที่ใช้มนุษย์ เพื่อตอบโจทย์การทำงานยุคใหม่ที่ทุกอย่างเร็ว และมีการแข่งขันอย่างสูง เพื่อขับเคลื่อนให้องค์กรอยู่ตลอดเวลา การนำเทคโนโลยีที่ได้รับความนิยม ถูกพูดถึงอย่างมากในยุคนี้ได้แก่ Robotic Process Automation หรือ RPA ซึ่งเป็นการนำซอฟต์แวร์หุ่นยนต์มาใช้ในกระบวนการทำงานที่มีลักษณะซ้ำ ๆ ไม่มีรูปแบบซับซ้อน มีกฎเกณฑ์ชัดเจน ซึ่ง RPA สามารถจัดการงาน หรือทำงานแบบซ้ำ ๆ ให้ออกมาโดยเร็วและแทบจะไม่มีข้อผิดพลาด
RPAผู้ช่วยนักบัญชียุคDigital
ถ้าเปรียบเทียบกับการใช้งานที่มนุษย์ทำงานกับคอมพิวเตอร์สามารถแบ่งออกเป็น Head Work กับ Hand Work ซึ่ง RPA เป็นส่วนของการทำงานรูปแบบ Hand Work หากพูดถึงการทำงานแบบ Head Work ต่อไปในอนาคตจะเป็นในรูปแบบ AI นั่นเอง
สรุปสั้น ๆ RPA ก็คือ Software ที่เป็น AI ในระดับต้น ๆ ซึ่งเป็นจุดเริ่มต้นของโปรแกรมในการทำงานแทนคน ดังนั้น หุ่นยนต์นักบัญชีจึงไม่ได้ หมายความว่าการให้นักบัญชีมาเป็นหุ่นยนต์แต่เป็นการนำ Software มาทำหน้าที่เป็นหุ่นยนต์แทนนักบัญชีโดยเป็นผู้ช่วยของนักบัญชีนั่นเองและ RPA ยังสามารถทำงานได้ตลอดเวลา ตลอดทั้งวัน 24 ชั่วโมง อีกทั้งโอกาสในความผิดพลาดยังมีน้อยกว่าการทำงานโดยคนอีกด้วย ทำให้นักบัญชีมีเวลามาทำงานประเภท Head Work ได้มากขึ้น ซึ่งจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งต่อองค์กร
และปัจจุบันเราปฏิเสธไม่ได้ว่าการระบาดของ COVID-19 เป็นตัวกระตุ้นสำคัญต่อองค์กรและธุรกิจต่าง ๆ ให้มีการปรับตัวเร็วขึ้น นอกเหนือไปจากการเปลี่ยนแปลงของยุคสมัย เทคโนโลยีใหม่ ๆ ยังเกิดขึ้นมากมาย ซึ่งองค์กรและผู้ประกอบธุรกิจต้องหันมาพัฒนาตัวเองหนักกว่าเดิม โดยเฉพาะการทำ Digital Transformation เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และวัดผลตอบแทนการลงทุน ซึ่งหนึ่งในเทคโนโลยีระบบอัตโนมัติอย่าง RPA มีความสามารถช่วยพัฒนากระบวนการทำงานได้ดียิ่งขึ้นได้
ปัจจุบันมี RPA Platform มากมายในราคาที่สามารถจับต้องได้ ตั้งแต่องค์กรระดับเล็กจนถึงองค์กรระดับใหญ่ Platform ต่าง ๆ นอกจากสร้างขึ้นมาเพื่อตอบโจทย์การใช้งาน แล้วบาง Platform ยังเน้นให้นักบัญชีสร้างหรือออกแบบการทำงานของนักบัญชีเองได้อย่างง่าย ๆ โดยไม่จำเป็นต้องเก่งระดับโปรแกรมเมอร์ RPA ที่มีอยู่หลากหลายแบรนด์ในตลาด เราควรจะมีวิธีการเลือกใช้งาน RPA อย่างไร เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดกับองค์กรของท่าน
การเลือก RPA เทคโนโลยี
Low-Code Capabilities
ไม่จำเป็นต้องเขียน Code สำหรับการสร้าง Workflow หรือชุดคำสั่งของ RPA เพื่อให้ทำงานตามขั้นตอนที่เราต้องการโดยไม่จำเป็นต้องเขียน Code โดยเครื่องมือที่เป็นลักษณะ Low-Code อาจอยู่ในรูปของชุดคำสั่งสำเร็จรูปลักษณะ Drag & Drop หรือ Screen Record ซึ่งจะสามารถทำให้ผู้ใช้ทั่วไป หรือ Business User สามารถพัฒนาชุดคำสั่งได้ด้วยตัวเองโดยไม่จำกัดจำนวนผู้ใช้งาน
Attended Vs. Unattended Robot
รองรับการทำงานของ Bot ทั้ง 2 รูปแบบ ตามลักษณะการทำงานที่เหมาะสม เช่น งานในลักษณะ On-Demand ที่ผู้ใช้งานต้องเป็นคนสั่ง จะเหมาะสำหรับ Attended Bot ส่วนงานที่จะต้องมีการ Trigger จาก Event ต่างๆ จะเหมาะสำหรับ Unattended Bot เป็นต้น
- ตัวอย่างลักษณะงานของ Attended Bot : การดึงค่าอัตราแลกเปลี่ยนจากเว็บไซต์ธนาคาร โดยพนักงานฝ่ายบัญชี, การเปรียบเทียบข้อมูลการเงิน (Reconciliation) โดยพนักงานฝ่ายการเงิน, การดึง Report โดยพนักงานฝ่าย Operation เป็นต้น
- ตัวอย่างลักษณะงานของ Unattended Bot : การสร้างใบ Purchase Order เมื่อได้รับ Purchase Request จากระบบ, การดึง Attachment File เก็บใน Share Folder เมื่อได้รับ e-mail เข้ามาจากฝ่ายจัดซื้อ เป็นต้น
AI Functionalities
สามารถทำความเข้าใจภาษามนุษย์ (Natural Language Processing Extractors) เพื่อให้สามารถแยกแยะข้อมูลต่างๆออกมาจากข้อความได้ เช่น ชื่อลูกค้า, ที่อยู่, เบอร์โทรศัพท์ เป็นต้น ความถึงรองรับการพัฒนาโมเดลต่างๆ เพื่อให้สามารถใช้งานร่วมกับ RPA ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
Unlimited OCR
แปลงรูปภาพเป็นข้อความ OCR หรือ Optical Character Recognition เป็นเทคโนโลยีที่ใช้ในการแปลงรูปภาพให้เป็นข้อความ โดยเป็นเครื่องมือที่มักทำงานร่วมกับ RPA เพื่อให้ได้ข้อมูลที่อยู่ในรูปแบบของ Structure Data เพื่อให้ RPA นำไปใช้งานต่อยัง Application ปลายทาง การมี OCR อยู่ในชุดคำสั่งจึงทำให้ผู้ใช้ไม่ต้องมองหา 3rd party มาใช้งาน รวมถึงการลดค่าใช้จ่ายในแง่ของ Licensing ได้อีกด้วย
Chatbot Integrated
การมี Chatbot Build-in มาให้ในชุดคำสั่งจะทำให้ผู้ใช้สามารถใช้งาน RPA ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ ตัวอย่างเช่น การนำ chat bot ไปใช้ในลักษณะ virtual Assistant โดยรับข้อมูลเบื้องต้นจากผู้ใช้ และส่งข้อมูลเหล่านั้นใน RPA นำไปใช้งานต่อตาม Workflow ที่กำหนดไว้ เป็นต้น
Scalability
รองรับการขยายการทำงาน RPA ที่ดีควรจะต้องรองรับการขยายการทำงาน ในอนาคตหากมีการใช้งาน Robot เพิ่มมากขึ้น ผู้ใช้งานควรจะสามารถขยายจำนวนของ Robot ได้ตามความต้องการ ทั้ง Attended และ Unattended Bot โดยไม่ส่งผลกระทบกับงานที่ทำอยู่
Flexible Deployment
รองรับการทำงานทั้งบน Cloud และ On-Premise
Flexible Licensing
มี Model การขายหลากหลายรูปแบบตามความต้องการของลูกค้า เช่น การเช่าใช้รายปี (Subscription) หรือการซื้อขาด (Perpetual) เป็นต้น
“การเลือก RPA Platform ที่ตอบโจทย์ ลดขั้นตอนการทำงาน มีความยืดหยุ่นโดยงบประมาณที่ใช้ไปอย่างเหมาะสม มีประสิทธิภาพ น่าจะเป็นอาวุธชิ้นสำคัญในการทำงานและการพาองค์กรให้ขับเคลื่อนไปข้างหน้าได้อย่างมั่นคง ในยุค Digital ที่มีภาวะของโรคระบาด Covid-19 อีกด้วย”
